5S + 1

Seguramente hemos escuchado en alguna ocasión sobre las 5 S, una de las múltiples metodologías japonesas desarrolladas después de la Segunda Guerra Mundial que llevarían a un país azotado por la guerra a desarrollarse como una potencia mundial en tan solo cincuenta años. Después de que terminara la segunda gran guerra, el país del sol naciente había quedado devastado por los estragos de las batallas y la destrucción de la bomba atómica, Japón comenzó una época evolutiva que involucraría la redemocratización del país, el desarrollo de la tecnología, la industrialización del país y, por ende, la creación de metodologías de manufactura.

La mayoría de las herramientas relacionadas a la Manufactura Esbelta (Lean Manufacturing) nacieron en la tierra nipona al ver la necesidad de desarrollar una cultura de producción donde se tenga el mínimo de variación, de desperdicios y defectos y al máximo la calidad y la utilidad.

Una de las herramientas más populares, si no es que la más popular, en la metodología de las 5S, la cual se refiere a cinco rubros que al cumplirse facilitan un ambiente controlado y productivo de cualquier proceso. Estos cinco pasos, definidos cada una por una “S”, se establecen por las siguientes palabras japonesas:

1. Seiri (separar): Se refiere a separar lo que es necesario de lo que no es. Esto permite ampliar espacios, mejorar el flujo de materiales y personal, eliminar acumulación y disponer de basura. Esto a veces es complicado debido a que las personas que trabajan o habitan algún sitio normalmente desarrollan ceguera de taller o apego material, por lo que disponer de objetos que no tienen utilidad, pero ya ocupaban un sitio a veces es complicado. Por ello este paso es el primero en el cambio cultural y ofrece grandes beneficios al personal.

• Seiton (ordenar): Consiste en categorizar los elementos según su frecuencia de uso. Por ejemplo, en una cocina los cubiertos y la vajilla queda al alcance del usuario sin necesidad de búsqueda, pero la batería de sartenes puede que no sean necesarios con tanta frecuencia, por lo que pueden colocarse en un lugar alcanzable sin embargo no tan cercano. Así, refiriéndonos a un proceso, los objetos se delimitan en espacios cercanos según su frecuencia, facilitando su uso y la optimización del espacio. De aquí sale la famosa frase: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Esto permite identificar de manera rápida y sencilla los objetos, optimizando tiempo y espacio.

• Seiso (limpiar): La limpieza es necesaria para el mantenimiento de cualquier persona o espacio. La limpieza no solo se refiere a al aseo constante, si no a la sustentabilidad de la misma, ya que mantener limpio un espacio permite identificar problemas más fácilmente y mejorar la dinámica en los espacios. Esto reduce costes por daño de materiales y equipos, reduce riesgos de accidentes, crea un ambiente laboral agradable que influye en la motivación y en la productividad.

• Seiketsu (estandarizar): La estandarización se refiere a la creación de normativas, documentos y modelos bajo los cuales mantener el proceso ordenado, limpio y que todos los procesos que recaen en el mismo rubro estén alineados bajo las mismas normas. La estandarización permite mantener y normalizar las condiciones de los tres pasos anteriores con el uso de la gestión visual, codificaciones, señalización, código de colores, delimitación, documentación, etc.

• Shitsuke (mantener): La disciplina es parte toral de hábitos culturales como lo son las 5S. Sin la quinta S no será posible la implementación de las otras S, ya que sin la cultura de mantener las S solo se incurre en la repetición de las S pero nunca se logrará la cultura deseada y se terminan repitiendo los errores pasados. Para evitar este ciclo, es necesaria la disciplina y el respeto hacia los estándares establecidos. A pesar de lo retador que pueda ser este último paso, al conseguir satisfacerlo, es posible sostener un sistema esbelto y ordenado.

Así como toda metodología, esta debe penetrar en un nivel cultural para que se sostenga y pueda funcionar de manera sistemática y autónoma. Quien conozca ligeramente sobre la cultura japonesa podrá recordar que esta nación sostiene una cultura de limpieza, orden, disciplina y respeto como centro de su comportamiento, lo que ha permitido que esta nación tenga un desarrollo exponencial en todos los rubros en poco tiempo.

¿Y el + 1?

En las últimas décadas se estableció la última S, que se refiere a la Seguridad. Anteriormente este rubro no era considerado, pero con el desarrollo de los derechos humanos, los estudios psicosociales y las normativas referentes a áreas seguras de trabajo, la Seguridad se ha hecho prioridad en los últimos años. Al implementar y respetar adecuadamente las 5 eses, es posible mantener la sexta ese y prevenir incidentes y accidentes en el área del trabajo.

Las 5S no son exclusivas de un espacio laboral, si no también son completamente aplicables y útiles en casas habitación, espacios públicos, rubros de salud, incluso en procesos burocráticos o digitales es posible aplicar esta metodología.

¿Qué opinas de esta herramienta? ¿La habías escuchado antes? ¿Qué paso de la metodología te parece más retadora? Aprende más de esta metodología y otras más de Manufactura Esbelta en la Maestría de Desarrollo Organizacional en la Universidad Iberoamericana.

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