Organigramas: más que un orden jerárquico, una guía de equipo

Pareciera que hablar de organigramas en un contexto de desarrollo organizacional es materia básica, pues cualquier persona con estudios en gestión de personal sabrá aplicar bien uno; sin embargo, es de sorprenderse cuántas empresas no cuentan con un organigrama claro o bien, no lo actualizan ni usan con regularidad. Las ventajas de tener uno y sobre todo de que esté al alcance de nuestra plantilla de trabajadores son muchas, en esta entrada repasaremos algunas de ellas.

Sabemos que hay diferentes tipos de organigramas dependiendo de cómo prefiramos mostrar la información sobre el orden de nuestro personal: los verticales, que son la versión clásica, donde la jerarquía se muestra de arriba hacia abajo; los horizontales, donde la jerarquía se muestra de derecha a izquierda; los circulares y radiales, que son similares en el sentido de que la jerarquía se muestra del centro hacia la periferia y son mayormente utilizados en organizaciones sin fines de lucro. Si bien se crearon diferentes maneras gráficas de representar la información para reducir (o acentuar) el impacto que causan esquemas donde queda muy clara la jerarquía y autoridad, la manera más efectiva de mostrar que todos los integrantes de la empresa forman parte del mismo equipo deberá salirse un poco de la mera estimulación visual.

Una ventaja del organigrama es la certeza respecto a las responsabilidades: una estructura organizacional ayuda a establecer quién está encargado de qué, así pues, si queda claro ante todas las personas quién reporta a quién es más difícil que saltemos por equivocación alguna autoridad o que la carga laboral se concentre en la persona que muestra mayor don de gentes o disposición a ayudar. Además, es sano e indispensable que cada colaborador entienda el lugar que ocupa dentro de la organización, a quién debe informar, su lugar en el ámbito global, sus alcances y limitaciones, para que pueda trabajar en medida de su puesto y de sus ambiciones.

La eficiencia en los procesos es otra de las razones por las que se recomienda la creación y socialización de organigramas. La falta de comunicación es la clave para la desorganización. Si las tareas no se especifican con claridad, con certeza sucederán dos cosas: la primera, habrá tareas que realizan, ya se alternadamente o doble, dos personas distintas; la segunda, habrá tareas que se descuiden porque nadie las considera parte de sus funciones. Ninguno de los dos escenarios es recomendable para mantener la eficiencia o mejorar las partes del proceso. En cambio, si tenemos una estructura clara, podremos estudiarla más fácilmente y hacer recomendaciones para mejorar nuestros procesos, partiendo de un conocimiento generalizado sobre todas las tareas que se llevan a cabo.

Debemos compartir con nuestros colaboradores no sólo nuestro organigrama, sino cómo esta estructura organizacional nos ayuda a aclarar y entender nuestras funciones y las de los demás y su ámbito de aplicación, así como facilita la división del trabajo y la eficiencia y nos evita conflictos y confusiones. Un elemento sustancial en la motivación de un empleado es entender el impacto que tiene su trabajo en la organización. A veces, este impacto queda muy claro, pero hay posiciones, sobre todo donde se atienden procesos o gestiones internas de la compañía, en que esta perspectiva se pierde. Explicar que, más que una representación jerárquica, el organigrama simboliza el engranaje que es el funcionamiento de los procesos de la compañía.