Mapeo de Procesos

Todo lo que nos rodea obedece un proceso mediante el cual se transforma alguna materia, se llega a algún fin o se cumple alguna meta. Cuando un sistema obedece un proceso iterativo, es posible aproximarnos a su comprensión si estudiamos el sistema al que se apega, las entradas y salidas. Un proceso se define como un conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo o un conjunto de operaciones a que se somete una cosa para elaborarla o transformarla. Partiendo de esta primicia podemos decir que, si estudiamos el proceso de algo, podemos comprender de donde viene el insumo o el bien inicial que entra a una serie de pasos (sistema) hasta transformarse en un resultado.

Existen diversas herramientas en el mundo de la manufactura esbelta que son muy útiles para comprender cómo funcionan los procesos si estos se asemejan a una cadena de suministros, una secuencia, un sistema, un medio de comunicación, o cualquier otro conjunto de pasos que lleven de un punto A un punto B. Para comprender un proceso pueden utilizarse herramientas de macro y micro mapeo, es decir, el análisis de las etapas de un proceso para comprender entradas, salidas, medios de comunicación y envío, transformación de entradas, desperdicios, tiempos, inventarios, etc.

Así mismo, cabe mencionar que hay dos tipos de mapeos: micro mapeos y macro mapeos. El primero se refiere al análisis de un área o producto en especial es un espacio o tiempo determinado, dejando de lado detalles o datos que comprendan un sistema completo. Por ejemplo, un micro mapeo puede desplegarse en el área de aduanas de una empresa para comprender la dinámica de dicho departamento, pero un macro mapeo nos mostraría el proceso desde la solicitud del insumo hasta la entrega al cliente final de un producto.

¿Para que nos sirven los mapeos de proceso?

• Documentar visualmente un proceso
• Proveer datos reales y basados en hechos para entender las carencias y oportunidades que pueda tener un proceso
• Facilita a los involucrados la identificación de pasos críticos
• Muestra de manera sencilla la estructura y datos de un proceso a agentes externos
• Ayuda a definir una propuesta futura al observar desperdicios

Las herramientas de mapeo más conocidas son:

• Gemba – Se refiere a la observación del proceso en el lugar de los hechos, en el tiempo indicado bajo los datos reales. Esto se implementa para tomar decisiones reales sobre los hechos, ya que en muchos casos las decisiones se toman desde un nivel administrativo sin estar involucrados en el área de los hechos donde realmente suceden las cosas. Normalmente este tipo de caminatas se elaboran en un tiempo determinado, con un equipo multidisciplinario de personal interno y externo, bajo una rúbrica concisa de evaluación.
• SIPOC – Esta herramienta nos ayuda a comprender las partes de un proceso de atrás hacia adelante, es decir, aterrizar en retrospectiva las necesidades del cliente. Este acrónimo significa Suppliers (Proveedores), Input (Entradas), Proceso, Output (Salidas) y Customer (Cliente). Si lo utilizamos de atrás hacia adelante podemos desarrollar un proceso según el resultado buscado por un nicho en especial.
• Diagrama de espagueti – Este es un mapa o un croquis de un área o proceso en el cual se dibuja la ruta que realiza un producto, persona o medio de comunicación desde el inicio al fin. Este nos ayuda a conocer los traslados, movimientos y procedimientos por los que una entrada pasa para ser una salida.
• VA/NVA – Este análisis es más profundo requiere de toma de tiempo para comprender que tiempo del proceso y que pasos agregan o no valor a un producto o tarea. Cuando se desglosa una actividad y se toman tiempos de cada parte, podemos categorizar las actividades en Valor Agregado (todo por lo que el cliente esta dispuesto a pagar), No Valor Agregado (lo que es necesario, pero es indiferente al cliente, como la inspección de calidad) y Desperdicio (todo lo que nos genera un gasto innecesario o una pérdida).
• Swim lane – Esta herramienta nos muestra el “quien” y el “que hace quien”. Es un diagrama que despliega el flujo de comunicación y actividades que le corresponde a cada parte, facilitando la línea de comunicación y responsabilidades.
• VSM – Esta herramienta es de las más completas y populares para un macro mapeo ya que realiza un análisis de inicio a fin de un proceso incluyendo inventario en proceso, cantidades de orden, desperdicios, personal necesario para cada operación, flujos de proceso, medio por el que se maneja la información y otros detalles que despliegan de manera muy clara los pasos de un proceso complejo.

¿Cómo podemos realizar un mapeo exitoso?

Se recomienda que durante un mapeo se integre un equipo multidisciplinario, con personal experta en el proceso, personal interno pero indirecto al proceso, personal experto en el área, pero de otra unidad de negocios u otro sitios y gente administrativa. Para que el equipo efectúe un análisis eficiente es necesario contar con un experto en herramientas de mapeo que proporcione entrenamiento, una rúbrica de evaluación y establezca un tiempo definido.

De igual manera, un mapeo de proceso requiere bastante tiempo, depende del tamaño y variantes de un sistema, para realizarse con calma y de manera crítica y objetiva. Se pueden organizar varias sesiones de tres horas o incluso dedicar una semana en especial donde se considere un análisis de mapeo como un evento o un taller de análisis.

¿Qué hacemos una vez que realizamos un mapeo?

            El objetivo de realizar un mapeo es el de identificar áreas de oportunidad dentro de un proceso, por lo que después de realizar y plasmar dicho análisis es necesario enlistar las áreas en las que se presenta un desperdicio, un área de oportunidad o alguna actividad de innovación o automatización. Partiendo de esto se debe de hacer el mismo mapeo con los datos proyectados después de la mejora propuesta, llamado “Mapeo del Estado Ideal”, ya que de este se consolidarán las actividades que le corresponde a cada parte para llegar a la mejoría del proceso. ¿Ya conocías estas herramientas? ¿Cada cuando crees conveniente desarrollar este tipo de mapeos? Si te interesa conocer más sobre mapeos de procesos para la mejora de los sistemas, acércate a nuestra Maestría de Logística Internacional de la Universidad Iberoamericana.