3 claves para combatir la procrastinación en un ambiente laboral
Se conoce como procrastinación a dejar pendiente una tarea que se percibe como estresante o tediosa de efectuar y no existe la motivación para llevarla a cabo. En cambio, se da prioridad a otras tareas que, aunque menos urgentes, son de nuestro mayor interés y también son importantes. Esto genera que eventualmente la tarea que postergamos deba realizarse en un margen de tiempo menor, lo que ocasiona estrés y ansiedad no sólo en la persona, sino que, cuando corresponde, en el equipo.
La procrastinación es un rasgo personal, sin embargo, se da con la suficiente regularidad (incluso y sobre todo en los ambientes laborales) como para asumir que hay factores que pueden fomentarla o reducirla. Es lo segundo a lo que las gerencias debemos apelar.
1. Ten una buena comunicación. Esta mala práctica puede ser causada por diversos motivos, entre los que se encuentran inseguridades, miedos y desconfianza. Si una tarea en específico está causando altas dosis de estos componentes, debemos preguntarnos si hay algo que lo esté generando (quizás rumores de despido si no se realiza correctamente, la presentación de dicho proyecto frente a un cliente particularmente difícil, etc.). El respaldo de otros miembros de la organización y la comunicación clara y tranquila pueden ayudar a los colaboradores a tener una perspectiva clara sobre lo que ocurre, ser más objetivos y ver la tarea en su justa dimensión: urgente, pero realizable.
2. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo. Las cargas inequitativas de las labores más demandantes o complejas pueden sobrecargar y generar molestias entre los trabajadores. Debemos romper con la tradición corporativa de «premiar» únicamente con más trabajo y responsabilidades a nuestros elementos más destacados. Podemos, en todo caso, formar equipos con gente con experiencia variada, de tal modo que los elementos más nuevos puedan aprender y sobre todo se conozcan las habilidades e intereses de cada uno, para que se designen responsabilidades de acuerdo a ello que no resulten tediosas.
3. Recuerda que trabajas con personas. Parece una obviedad, pero en momentos de estrés incluso uno mismo se olvida de sus necesidades básicas. Establecer y respetar momentos de pausa y relajación aumenta la productividad cuando se hace correctamente. Incentivar a que existan tiempos de descanso activo entre bloques de trabajo, donde las personas se levanten, caminen, se estiren, tomen agua es necesario para no viciarse en las problemáticas que una tarea pueda representar. Si el trabajo es creativo o requiere una dosis extra de ingenio, este punto no sólo es deseable sino fundamental para la resolución de las tareas.
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