Claves para gestionar tareas urgentes
Vivimos en una época de urgencia, de inmediatez y de estímulos. El ritmo de vida que tenemos está profundamente ligado al mercado: si ha aumentado el consumo de bienes y servicios es lógico asumir que también la productividad debe ser mayor. Sin embargo, manejar este reto desde las gerencias llega a ser complejo. Aunado a una mayor exigencia, parte importante de los trabajadores reportan más casos de síndrome de desgaste profesional (o burnout, como lo llamamos popularmente), lo que lleva a muestras de otros síntomas como la dificultad para concentrarse, la falta de motivación, molestias de salud y falta de eficacia. Ha quedado comprobado que aumentar las exigencias sin criterio no es funcional, así que un buen gestor empresarial deberá encontrar estrategias que, si bien aprovechen las herramientas, conocimientos y experiencia de su personal, eviten saturarlo con expectativas y tiempos de entrega irreales, de modo que sus labores también permitan el desarrollo de la creatividad y el aprendizaje.
A continuación, algunas sugerencias para aumentar la productividad a través de priorizar.
1) Sistematiza las juntas. La junta que pudo ser un correo es un fenómeno cada vez más criticado por su obsolescencia. En medida en que se pueda resolver por otras plataformas, prefiere eso. Si es necesario reunirse periódicamente, programa las reuniones con tiempo y establece de antemano los temas a tratar, a fin de que los participantes puedan prepararse. Busca que existan resoluciones en cada reunión y un seguimiento que pueda ser revisado sin necesidad de volver a reunirse.
2) Establece tiempos reales. Cuando todo es urgente, nada lo es, dice el refrán. Solicitar una tarea tras otra, marcando todas como urgentes, sólo abrumará al equipo y hará que la atención se disperse. Organizar tareas que deban entregarse con cierta periodicidad (un día por semana, al mes, etc.) permite que el personal se enfoque en «lo de cajón». En caso de encargar proyectos concretos, generar acuerdos respecto a los tiempos y recursos necesarios y redistribuir el trabajo en caso de ser necesario. Si un proyecto es de mayor importancia, lo justo es que las personas encargadas puedan abocarse sólo a él.
3) Respeta el tiempo de descanso. Si bien se entiende que no siempre es posible, respetar el tiempo de nuestros colaboradores fuera de la oficina es tanto una muestra de agradecimiento para él como una ventaja para la compañía, pues cuando damos el tiempo de descanso o disfrute para que el trabajador pueda desconectarse de verdad, podemos esperar mayor creatividad y proactividad durante la jornada de trabajo. No hay empleo que sea sostenible si se carga con él 24/7.
Si te interesa adquirir más herramientas sobre Desarrollo Organizacional, te invitamos a la Maestría que la Universidad Iberoamericana Tijuana tiene para ti.
Foto de Towfiqu barbhuiya en Unsplash
